À quoi sert le BPF ?
Ce n’est pas juste un rapport statistique. Il sert à prouver que l’organisme reste actif, conforme, crédible. C’est un outil de transparence. Il permet aux autorités de contrôler que les formations sont bien délivrées et aux financeurs d’avoir une base de confiance.
Qui est concerné ?
Tous les organismes de formation enregistrés sous un numéro de déclaration d’activité. Même si vous n’avez formé personne cette année-là. Même si vous êtes en sommeil. Tant que le NDA n’est pas radié, le BPF est obligatoire. Pas d’exception.
Si vous oubliez ou si vous déclarez hors délai, vous vous exposez à la suspension de votre NDA. Et sans NDA valide, plus aucun financement public ou mutualisé ne peut vous être versé.
Qu’est-ce qu’il faut déclarer, exactement ?
Les données à remplir couvrent plusieurs grands axes. L’administration veut connaître :
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combien de stagiaires vous avez formé (en les répartissant par catégorie : salariés, demandeurs d’emploi, etc.)
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combien d’heures ont été réalisées (et sous quelles modalités)
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quels types d’actions vous avez mené (adaptation, développement des compétences, VAE, etc.)
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les effectifs mobilisés pour la formation (internes, externes)
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votre chiffre d’affaires formation (hors taxes), avec une répartition par source de financement
L’exercice oblige à bien suivre son activité pendant l’année. Si vous n’avez pas un bon système de suivi, remplir le BPF peut devenir pénible.
Quand faut-il le faire ?
Le bilan doit être déposé au plus tard le 30 avril de l’année suivante. Il couvre l’année civile précédente. Donc pour les formations réalisées du 1er janvier au 31 décembre 2024, le dépôt est attendu avant le 30 avril 2025.
Tout se passe en ligne, sur la plateforme Mon Activité Formation. Et la saisie ne se fait plus par PDF : le remplissage est interactif, ligne par ligne.
Quels sont les pièges fréquents ?
Ne pas avoir centralisé ses données en amont. Avoir des informations réparties dans plusieurs fichiers, sur plusieurs outils. Ne pas distinguer clairement les heures planifiées et les heures effectivement réalisées. Ne pas ventiler les publics correctement. Avoir des chiffres d’affaires mal segmentés.
Ce sont ces petits décalages qui provoquent les refus ou les relances. Et qui font perdre du temps.
Comment gagner du temps sur cette formalité ?
Il faut anticiper. Dès le début de l’année, organiser ses suivis de formation pour que toutes les données nécessaires au BPF soient récoltées naturellement, sans double saisie.
Un bon logiciel de gestion pour organisme de formation permet de gagner du temps dans la gestion du BPF, c’est la base. Il doit permettre d’extraire automatiquement les éléments du BPF : nombre d’heures réalisées, listes des stagiaires, CA, typologie des actions.
Ce n’est pas une lubie. C’est une nécessité si on veut éviter d’y passer 3 jours fin mars. Un bon paramétrage, un export BPF en un clic, et on peut concentrer son énergie sur la qualité des formations, pas sur la paperasse.
Est-ce que le BPF a un impact sur la certification Qualiopi ?
Indirectement, oui. Lors d’un audit, l’auditeur peut vous demander de présenter le BPF et de justifier la cohérence entre ce que vous déclarez et votre réalité de terrain. Si vos données sont floues ou contradictoires, ça peut fragiliser votre crédibilité.
Alors autant le faire sérieusement. Même si c’est un document administratif, il en dit long sur la solidité de votre structure.
Et après le dépôt ?
Une fois le bilan transmis, vous recevez un accusé de réception. En cas d’anomalie, la DREETS peut revenir vers vous pour clarification. Si tout est bon, le BPF est archivé. Il peut être consulté lors de contrôles ou d’audits. Il reste aussi un document de référence utile pour votre pilotage.
Chaque année, il faut recommencer. Et chaque année, on se dit qu’on devrait être mieux préparé la prochaine fois. Alors autant s’équiper comme il faut.
