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Relations professionnellesComptabilisation d'un évènement d'entreprise (team building)

Comptabilisation d’un évènement d’entreprise (team building)

Le team building est aujourd’hui un élément essentiel de la vie en entreprise. En effet, les évènements d’entreprise permettent d’améliorer la cohésion d’équipe et la productivité. Pour les équipes comptables, se pose néanmoins la question de la comptabilisation d’un évènement d’entreprise comme celui-ci. Retrouvez donc ici les étapes clés pour comptabiliser correctement un évènement de team building. Le tout en respectant au mieux les normes comptables et fiscales en vigueur.

Enjeux de la comptabilisation d’un évènement d’entreprise

Définition et classification des dépenses

Le team building désigne diverses activités visant à renforcer les liens entre collaborateurs. D’un point de vue comptable, ces dépenses correspondent à des frais de personnel ou bien des charges externes, selon leur nature et leur fréquence. 

Implications fiscales

La comptabilisation d’un évènement de team building a des implications fiscales directes. En effet, ces dépenses peuvent être déductibles de l’impôt sur les sociétés. Il convient néanmoins de s’assurer qu’elles respectent les critères de déductibilité des charges :

  • Dans l’intérêt de l’entreprise
  • Dépense effective (justificatif)
  • Au cours de l’exercice écoulé
  • Ne pas avoir pour contrepartie l’inscription d’une nouvelle valeur à l’actif de l’entreprise

Il faut également s’assurer qu’elles soient justifiées et raisonnables par rapport à l’activité de l’entreprise. Tous les justificatifs seront naturellement à conserver. Et il faudra bien documenter l’objectif professionnel de l’évènement.

Seuils et limites à respecter

Il existe des seuils à ne pas dépasser pour que les dépenses de team building restent déductibles fiscalement. Par exemple, pour les cadeaux aux salariés, la limite est fixée à 69€HT par an et par salarié. Au-delà, ces dépenses peuvent être requalifiées en avantages en nature, soumis aux charges sociales. D’autre part, la déductibilité de la TVA peut être remise en cause.

Comptabilisation d’un évènement d’entreprise

Collecte et organisation des justificatifs pour la comptabilisation d’un évènement

Cette étape consiste à :

  • Rassembler toutes les factures liées à l’évènement (location de salle, activités, restauration, etc.)
  • Classer les dépenses par nature (frais de transport, hébergement, activité indoor, etc.)
  • Vérifier que chaque justificatif comporte les informations nécessaires (date, montant HT/TTC, TVA)

Choix du compte comptable approprié pour la comptabilisation d’un évènement

La sélection du compte comptable dépend de la nature de l’évènement. Elle dépend aussi du plan comptable appliqué par l’entreprise.

Pour un team building classique, on utilisera généralement le compte 625 – Déplacements, missions et réceptions et ses sous-comptes. Mais il est possible d’en utiliser d’autres.

Par exemple, si l’entreprise utilise un car pour transporter ses salariés au lieu de l’évènement, elle pourra inscrire la dépense au débit du compte 6247 – Transports collectifs du personnel.

Enregistrement des écritures comptables pour la comptabilisation d’un évènement

Prenons l’exemple d’une entreprise qui organise une journée d’activité pour ses employés pour la rentrée du 1er septembre N. Le coût total de l’évènement s’élève à 1200€ TTC, comprenant la location d’un espace et des activités de groupe.

Voici une proposition d’écriture comptable pour cet évènement :

Date

N° de compte

Libellé

Débit

Crédit

01/09/N

6257

Réceptions

1000€

 

01/09/N

44566

TVA déductible sur ABS

200€

 

01/09/N

401

Fournisseurs

 

1200€

Dans cet exemple :

  • On débite le compte 6257 « Réceptions » du montant hors taxe de l’évènement.
  • La TVA déductible s’enregistre au débit du compte 44566. 
  • On inscrit le montant total TTC au crédit du compte fournisseur.

Cette écriture permet de refléter correctement la dépense dans les comptes de l’entreprise, en prenant en considération la récupération de la TVA.

Il conviendra d’associer cette écriture à la facture correspondante. Cette facture sera à conserver ainsi que tous les justificatifs détaillés pour répondre à d’éventuelles demandes de l’administration fiscale.

Optimisation fiscale et sociale du team building

Avantages en nature et régime social

Certaines activités de team building correspondent à des avantages en nature. Dans ce cas, les bulletins de paie des salariés doivent les mentionner. D’autre part, les charges sociales s’appliquent. Toutefois, si l’évènement est occasionnel et bénéficie à l’ensemble du personnel, il peut être exonéré de charges sociales dans la limite de 5% du plafond mensuel de la Sécurité sociale (PMSS). 

Récupération de la TVA

La TVA sur les dépenses de team building est généralement récupérable. Il convient pour cela de s’assurer que l’évènement ait un caractère professionnel avéré. L’entreprise devra donc s’assurer que la facture mentionne clairement le lien avec l’entreprise pour faciliter la récupération de la TVA.

Optimisation des coûts et alternatives

Pour satisfaire les besoins des salariés et éviter des dépenses trop importantes, l’entreprise peut, par exemple :

  • Privilégier les activités indoor locales pour réduire les frais de déplacement
  • Négocier des tarifs de groupe pour les activités et l’hébergement
  • Envisager des alternatives comme le team building virtuel pour réduire les coûts
Jean-Eudes SANSON
Jean-Eudes SANSONhttps://www.droit-compta-gestion.fr/
Fondateur de Droit-Compta-Gestion.fr (alias DCG.media) et d'Entreprendre-Maintenant.fr, je suis titulaire du DSCG (Diplôme Supérieur de Comptabilité & de Gestion) et d'une certification de Développeur en Intelligence Artificielle (IA). Parallèlement à mon engagement professionnel, j'ai fondé DCG.media pendant mes études. Ce site internet est né de ma conviction que la meilleure manière d'apprendre est d'enseigner, ainsi que de ma passion pour le numérique et l'éducation. Je suis aussi formateur et interviens en tant qu'expert indépendant dans différents organismes où je peux fusionner mon expertise acquise au sein des entreprises que j'ai pu fréquenter avec mes compétences en analyse de données et en gestion d'entreprise.