Le team building est aujourd’hui un élément essentiel de la vie en entreprise. En effet, les évènements d’entreprise permettent d’améliorer la cohésion d’équipe et la productivité. Pour les équipes comptables, se pose néanmoins la question de la comptabilisation d’un évènement d’entreprise comme celui-ci. Retrouvez donc ici les étapes clés pour comptabiliser correctement un évènement de team building. Le tout en respectant au mieux les normes comptables et fiscales en vigueur.
Enjeux de la comptabilisation d’un évènement d’entreprise
Définition et classification des dépenses
Le team building désigne diverses activités visant à renforcer les liens entre collaborateurs. D’un point de vue comptable, ces dépenses correspondent à des frais de personnel ou bien des charges externes, selon leur nature et leur fréquence.
Implications fiscales
La comptabilisation d’un évènement de team building a des implications fiscales directes. En effet, ces dépenses peuvent être déductibles de l’impôt sur les sociétés. Il convient néanmoins de s’assurer qu’elles respectent les critères de déductibilité des charges :
- Dans l’intérêt de l’entreprise
- Dépense effective (justificatif)
- Au cours de l’exercice écoulé
- Ne pas avoir pour contrepartie l’inscription d’une nouvelle valeur à l’actif de l’entreprise
Il faut également s’assurer qu’elles soient justifiées et raisonnables par rapport à l’activité de l’entreprise. Tous les justificatifs seront naturellement à conserver. Et il faudra bien documenter l’objectif professionnel de l’évènement.
Seuils et limites à respecter
Il existe des seuils à ne pas dépasser pour que les dépenses de team building restent déductibles fiscalement. Par exemple, pour les cadeaux aux salariés, la limite est fixée à 69€HT par an et par salarié. Au-delà, ces dépenses peuvent être requalifiées en avantages en nature, soumis aux charges sociales. D’autre part, la déductibilité de la TVA peut être remise en cause.
Comptabilisation d’un évènement d’entreprise
Collecte et organisation des justificatifs pour la comptabilisation d’un évènement
Cette étape consiste à :
- Rassembler toutes les factures liées à l’évènement (location de salle, activités, restauration, etc.)
- Classer les dépenses par nature (frais de transport, hébergement, activité indoor, etc.)
- Vérifier que chaque justificatif comporte les informations nécessaires (date, montant HT/TTC, TVA)
Choix du compte comptable approprié pour la comptabilisation d’un évènement
La sélection du compte comptable dépend de la nature de l’évènement. Elle dépend aussi du plan comptable appliqué par l’entreprise.
Pour un team building classique, on utilisera généralement le compte 625 – Déplacements, missions et réceptions et ses sous-comptes. Mais il est possible d’en utiliser d’autres.
Par exemple, si l’entreprise utilise un car pour transporter ses salariés au lieu de l’évènement, elle pourra inscrire la dépense au débit du compte 6247 – Transports collectifs du personnel.
Enregistrement des écritures comptables pour la comptabilisation d’un évènement
Prenons l’exemple d’une entreprise qui organise une journée d’activité pour ses employés pour la rentrée du 1er septembre N. Le coût total de l’évènement s’élève à 1200€ TTC, comprenant la location d’un espace et des activités de groupe.
Voici une proposition d’écriture comptable pour cet évènement :
Date |
N° de compte |
Libellé |
Débit |
Crédit |
01/09/N |
6257 |
Réceptions |
1000€ |
|
01/09/N |
44566 |
TVA déductible sur ABS |
200€ |
|
01/09/N |
401 |
Fournisseurs |
1200€ |
Dans cet exemple :
- On débite le compte 6257 « Réceptions » du montant hors taxe de l’évènement.
- La TVA déductible s’enregistre au débit du compte 44566.
- On inscrit le montant total TTC au crédit du compte fournisseur.
Cette écriture permet de refléter correctement la dépense dans les comptes de l’entreprise, en prenant en considération la récupération de la TVA.
Il conviendra d’associer cette écriture à la facture correspondante. Cette facture sera à conserver ainsi que tous les justificatifs détaillés pour répondre à d’éventuelles demandes de l’administration fiscale.
Optimisation fiscale et sociale du team building
Avantages en nature et régime social
Certaines activités de team building correspondent à des avantages en nature. Dans ce cas, les bulletins de paie des salariés doivent les mentionner. D’autre part, les charges sociales s’appliquent. Toutefois, si l’évènement est occasionnel et bénéficie à l’ensemble du personnel, il peut être exonéré de charges sociales dans la limite de 5% du plafond mensuel de la Sécurité sociale (PMSS).
Récupération de la TVA
La TVA sur les dépenses de team building est généralement récupérable. Il convient pour cela de s’assurer que l’évènement ait un caractère professionnel avéré. L’entreprise devra donc s’assurer que la facture mentionne clairement le lien avec l’entreprise pour faciliter la récupération de la TVA.
Optimisation des coûts et alternatives
Pour satisfaire les besoins des salariés et éviter des dépenses trop importantes, l’entreprise peut, par exemple :
- Privilégier les activités indoor locales pour réduire les frais de déplacement
- Négocier des tarifs de groupe pour les activités et l’hébergement
- Envisager des alternatives comme le team building virtuel pour réduire les coûts