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Contrôle de GestionGestion d'entrepriseProcessus de travail : 4 conseils pour optimiser et gérer son temps

Processus de travail : 4 conseils pour optimiser et gérer son temps

La gestion courante d’une entreprise implique de nombreuses tâches récurrentes et répétitives, qu’il s’agisse de la facturation, de la comptabilité, de la prospection commerciale ou encore du suivi des projets. Pour gagner en efficacité et libérer du temps, il est essentiel d’optimiser ces processus de travail ou workflows.

Mettre en place des processus de travail standardisés pour les tâches récurrentes

Il est facile de se laisser submerger par la multitude de missions à accomplir. D’autant plus lorsqu’on est « seul à la barre » de la gestion courante d’une entreprise. Pour éviter le sentiment de débordement, la mise en place de processus standardisés pour les tâches récurrentes est une solution particulièrement efficace.

Cette solution consiste à :

  • Documenter chaque étape d’une mission type
  • Définir des modèles de documents réutilisables (devis, factures, etc.)
  • Automatiser certaines actions

Tout ceci permet de gagner un temps précieux. Non seulement cela va réduire les préparatifs et les suivis, mais cela améliore également la qualité et la cohérence des livrables.

Par exemple, pour la facturation, on pourra créer des modèles de factures préremplis avec les produits les plus souvent vendus ou correspondant à tel ou tel cas de figure fréquemment rencontré. Cela évite de devoir recréer ces éléments à partir de zéro à chaque nouvelle facture sans omettre notamment les mentions obligatoires de facturation. De même, l’utilisation d’un outil de comptabilité en ligne permettra d’automatiser certaines tâches récurrentes comme la déclaration de TVA.

Documenter les étapes-clés de chaque mission pour gagner en efficacité

Au-delà des processus standardisés, il est également important de documenter les différentes étapes de chaque mission spécifique. Cela permet de s’assurer que rien ne soit oublié et que la qualité du travail fourni soit constante. Ce quel que soit le moment où la mission est réalisée.

Cette documentation peut prendre la forme de fiches réflexes, de check-lists ou encore de procédures détaillées. Elle doit être facilement accessible et régulièrement mise à jour. Ceci pour tenir compte de l’évolution des pratiques ou des attentes des clients.

L’objectif est de réduire les temps de préparation et de suivi, tout en garantissant une grande rigueur dans l’exécution des missions. Cela contribue à l’image de professionnalisme de l’entreprise.

Automatiser les tâches répétitives de ses processus de travail grâce à des outils numériques

De nos jours, de nombreux outils numériques permettent d’automatiser une grande partie des tâches répétitives auxquelles sont confrontés les auto-entrepreneurs. Ces solutions logicielles peuvent grandement simplifier le quotidien notamment concernant :

  • La facturation
  • La gestion des devis
  • Le suivi des paiements
  • Le suivi de la trésorerie
  • La déclaration des chiffres d’affaires ou de la TVA

En plus de gagner un temps précieux, l’automatisation permet également de réduire les risques d’erreurs et d’assurer une meilleure traçabilité des opérations. Cela contribue à professionnaliser l’image de l’entreprise et à rassurer les clients sur la fiabilité des processus mis en place.

Il existe des outils spécialisés dans l’automatisation des processus de travail permettant de gagner un temps précieux pour des tâches répétitives :

  • n8n
  • zapier
  • make

Développer une routine de planification quotidienne et hebdomadaire pour améliorer l’efficacité de ses workflows

Pour s’assurer de ne rien oublier et de bien prioriser les tâches, il est essentiel de mettre en place une routine de planification régulière. Cela peut prendre la forme d’un point quotidien pour organiser sa journée ou bien d’une séance hebdomadaire pour avoir une vision d’ensemble de la semaine à venir.

L’utilisation d’outils de gestion du temps ou de mesure de temps de travail, comme des calendriers en ligne ou des applications de to-do list, peut grandement faciliter cette tâche. Ils permettent de visualiser clairement les échéances, de programmer des rappels et de suivre l’avancement des différents projets.

En maîtrisant ainsi son emploi du temps, on gagne alors en sérénité et en productivité. Et on peut se concentrer sur les missions les plus stratégiques pour la gestion et le développement de l’entreprise.

Jean-Eudes SANSON
Jean-Eudes SANSONhttps://www.droit-compta-gestion.fr/
Fondateur de DCG.media, un site web dédié au droit, à la comptabilité et à la gestion, et titulaire du DSCG (Diplôme Supérieur de Comptabilité & de Gestion), je suis passionné par le numérique et l'analyse des données. En tant qu'Associé au sein d'un groupe de presse indépendant, j'ai pu, activement et avec polyvalence, contribuer à l'entreprise en assumant les fonctions financières et techniques, que ce soit au travers de la gestion au quotidien de sociétés qu'à travers la création des différents sites internet. Parallèlement à mon engagement professionnel, j'ai fondé DCG.media pendant mes études. Ce site internet est né de ma conviction que la meilleure manière d'apprendre est d'enseigner, ainsi que de ma passion pour le numérique et l'éducation. Aujourd'hui, je fusionne l'expertise acquise au sein de l'entreprise avec mes compétences en analyse de données dans le but de transmettre ces connaissances et compétences.