Mesurer le temps de travail : quels outils de suivi ?

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Comme le dit le proverbe : « Le temps passe et ne revient plus ». Le temps est en réalité la chose la plus rare, la plus précieuse, que nous avons sur cette Terre. Sachant qu’on ne peut pas le produire, ni le reproduire. Savoir comment nous l’utilisons est donc primordial. Que l’on soit salarié ou freelance, mesurer le temps de travail, c’est-à-dire le temps alloué à telle ou telle tâche est une donnée précieuse. En effet, outre répondre à une obligation légale, cela permet d’identifier les pertes de temps et de jauger de l’efficacité et de l’efficience.

Le temps est en réalité la chose la plus rare, la plus précieuse, que nous avons sur cette Terre. Savoir comment nous l'utilisons est donc primordial.
Le temps est en réalité la chose la plus rare, la plus précieuse, que nous avons sur cette Terre. Savoir comment nous l’utilisons est donc primordial.

La durée du travail : un suivi nécessaire

Une durée définie par la loi

La durée du travail en France est de 35 heures hebdomadaires. Cette durée peut, selon les dispositions conventionnelles, être portée à davantage (39 heures par exemple). 35 heures hebdomadaires, cela donne au total 1 820 heures de travail sur l’année. Soit, si l’on mensualise, 151,67 heures par mois. Selon l’article L.3121-27 du Code du travail :

La durée légale de travail effectif des salariés à temps complet est fixée à trente-cinq heures par semaine.

Article L.3121-27 du Code du travail

Au-delà de la durée légale du travail : les heures supplémentaires

Principe

Au-delà de cette durée, les heures effectuées changent de régime : ce sont les fameuses « heures supplémentaires » (article L.3121-28 du Code du travail). Celles-ci donnent droit soit à majoration salariale, soit à repos compensateur d’une durée équivalente.

Toute heure accomplie au delà de la durée légale hebdomadaire ou de la durée considérée comme équivalente est une heure supplémentaire qui ouvre droit à une majoration salariale ou, le cas échéant, à un repos compensateur équivalent.

Article L.3121-28 du Code du travail

Un nombre limité d’heures supplémentaires

Des dispositions conventionnelles (convention collective, accord de branche ou collectif d’entreprise) limitent le nombre d’heures supplémentaires que le salarié peut accomplir. En-dehors de telles dispositions, des dispositions légales s’appliquent. Ainsi, en-dehors de toute disposition conventionnelle, cette limite est de 225 heures par an et par salarié.

NB : Les heures supplémentaires ouvrant droit à repos compensateur équivalent n’entrent pas dans le contingent d’heures supplémentaires, ni celles effectuées dans le cadre de travaux urgents.

Des heures supplémentaires peuvent être accomplies dans la limite d’un contingent annuel. Les heures effectuées au delà de ce contingent annuel ouvrent droit à une contrepartie obligatoire sous forme de repos.

Les heures prises en compte pour le calcul du contingent annuel d’heures supplémentaires sont celles accomplies au delà de la durée légale.

Les heures supplémentaires ouvrant droit au repos compensateur équivalent mentionné à l’article L. 3121-28 et celles accomplies dans les cas de travaux urgents énumérés à l’article L. 3132-4 ne s’imputent pas sur le contingent annuel d’heures supplémentaires.

Article L.3121-30 du Code du travail

Si le nombre d’heures supplémentaires effectué dépasse le contingent, les dispositions définies par voie conventionnelle (convention collective, accord de branche ou collectif d’entreprise) s’appliquent. Toutefois, le salarié ne pourra dépasser la limite hebdomadaire de travail fixée à :

  • 48 heures sur une seule semaine
  • 44 heures par semaine sur une période glissante de 12 semaines consécutives

Par dérogation, la durée du travail peut aller jusqu’à 60 heures par semaine. Toutefois, cela requiert alors l’accord de l’inspection du travail.

Un suivi indispensable des heures de travail effectuées

Le suivi des heures de travail effectuées est indispensable. En effet, il permet au salarié tout comme à son manager de pouvoir jauger de son efficacité. Dans le cadre d’une prestation de services, la gestion du temps est cruciale. La rentabilité dépend du temps passé. Plus on passe de temps sur un sujet, plus le coût de la main d’œuvre associé augmente. Le contrôle du temps est donc primordial pour éviter toute perte de temps et sauvegarder la rentabilité.

Pourtant, selon une enquête publiée sur le site de Beebole, « seulement 36% des dirigeants et managers de PME interrogés indiquent mesurer le temps de travail de leurs équipes. » Et lorsque l’on mesure le temps de travail des équipes, encore faut-il bien le faire !

Quelles solutions pour mesurer le temps de travail des salariés ?

Pour mesurer le temps de travail des salariés, deux solutions existent :

  • Solution « à la main »
  • Solution logicielle « clé-en-main »

Mesurer le temps de travail des salariés avec un tableur : bien, mais « on n’est plus au Moyen-Âge ! »

La solution « à la main » consiste à utiliser des tableurs (comme Microsoft Office Excel ou Google Sheets ou équivalent). Pourquoi l’utilise-t-on ? Pour trois raisons :

C’est gratuit

Les entités d’aujourd’hui, qu’il s’agisse de sociétés ou d’associations ou toute autre entité juridique, disposent pour la quasi-totalité d’entre elles de suites bureautique fournissant un tableur. Dans ce sens, il est clair qu’utiliser un tableur comme Excel (dont on a détient déjà la licence pour d’autres besoins) est moins coûteux que de payer un logiciel dédié. Toutefois, il ne faut pas s’arrêter à cette vision un peu trop simpliste. Certes Excel est un outil merveilleux, mais les logiciels spécialisés permettent d’aller bien plus loin, et ce, de manière native. Ainsi, il n’y aura pas besoin de créer un outil sur Excel, et ce temps de création de l’outil doit être pris en compte dans le calcul du coût « complet » du projet de suivi du temps de travail. Tout comme le temps passé à le remplir.

L’habitude

Les tableurs sont massivement déployés, aussi il est normal que l’habitude ressortent dans les motifs de recours. Toutefois, l’organisation gagne à apprendre et à évoluer en permanence. C’est tout l’apport des théories de l’apprentissage organisationnel et du Knowledge Management.

Intervenir facilement sur les données par la suite

Pour des raisons X ou Y, les utilisateurs peuvent souhaiter modifier les données rentrées. Il est certainement plus facile de le faire sur un tableau Excel que sur un logiciel dont le but est justement de minuter le temps de manière extrêmement précise.

Mesurer le temps de travail des salariés avec une solution dédiée : un pas à franchir ?

Toutefois, les sociétés ayant mis en place un logiciel de suivi des temps de projet leur trouvent des avantages par rapport aux tableurs :

La praticité, l’efficacité

Le logiciel créé pour gérer les temps répond a priori aux exigences des utilisateurs et aux destinataires de l’information. En effet, il a été conçu pour cela. On peut donc s’attendre à ce que sa prise en main comme la lecture des données y figurant soit les plus ergonomiques possibles.

Un outil d’aide à la décision

Un bon logiciel de gestion de temps de travail ne se contentera pas simplement de ressortir les temps de travail à la minute près en fin de mois. C’est bien évidemment son premier objectif, mais toute une série d’informations peuvent parvenir aux décisionnaires grâce à lui. Ces informations leur permettront par la suite de prendre des décisions « en connaissance de cause ».

Les aspects économiques

Certes le logiciel dédié présente un surcoût : celui de la licence. Mais les utilisateurs économisent le temps de conception, non négligeable, et de prise en main (puisqu’il faut s’attendre à ce que le fournisseur du logiciel fournisse un support en cas de besoin). D’autre part, des collaborateurs payés au plus juste seront d’autant plus enclins à travailler davantage et de manière motivée. En effet, pour paraphraser un ancien Président de la République, cela revient à « travailler plus pour gagner plus ». Enfin, les logiciels dédiés à la gestion du temps permettent eux-mêmes de gagner du temps. Ils fournissent effectivement et synthétiquement les données dont le service paie a besoin.

Mais alors, tableur ou solution dédiée ?

Les deux familles de solutions présentées, se pose maintenant la question de savoir sur laquelle le choix doit se porter. Assurément, la réponse dépend de l’entreprise et de son environnement. S’agissant d’une toute petite entreprise, le tableur peut suffire dans un premier temps. Mais très vite, les avantages d’un SIRH performant (Système d’Information de gestion des Ressources Humaines) vont s’avérer supérieurs aux avantages proposés par le tableur. Avec évidemment lors du passage au logiciel de GRH un surcoût en termes de temps passé (et donc de coût) si la construction du modèle pour le tableur a pris du temps.

Comment fonctionnent les logiciels de gestion du temps ?

Les logiciels de gestion du temps s’appuient sur différents dispositifs informatiques, complémentaires les uns des autres :

  • Suivi des frappes (aspect quantitatif) : le logiciel va suivre l’activité du travailleur sur la base de l’utilisation de son clavier. C’est donc un suivi quantitatif. Il existe le même dispositif avec la souris (décompte du temps dès qu’elle bouge).
  • Captures d’écran (aspect qualitatif) : afin de vérifier que l’activité du travailleur est bien professionnelle, le logiciel peut enregistrer à tout moment l’activité du travailleur sous forme de captures d’écran.
  • Suivi des visites de sites internet (aspects quantitatif et qualitatif) : le logiciel va suivre les sites internet visités. Il reviendra ensuite d’en distinguer les sites professionnels des sites à usage personnel.
  • Suivi des temps d’inactivité de l’ordinateur : le logiciel va repérer les périodes où l’utilisateur n’utilise pas son ordinateur (veille, visite trop longue sur un site sans défilement d’écran ou de frappe…).

Bien évidemment, ces dispositifs sont des dispositifs de surveillance des salariés. Cette surveillance est légale et autorisée en France, mais elle doit être justifiée et proportionnée au but recherchée. Des formalités supplémentaires peuvent être requises. Attention néanmoins à ce que la volonté de contrôle émise par l’employeur n’entraîne pas la suspicion au sein de l’organisation !

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