La fiche de paie est un document indispensable pour les salariés et les employeurs. Elle indique le salaire brut, les cotisations sociales, le salaire net et les éventuels compléments de rémunération. Elle sert aussi de preuve de revenus auprès de diverses administrations. Mais connaissez-vous une alternative à la fiche de paie papier ? Il s’agit de la fiche de paie numérique, qui offre de nombreux bénéfices. Voici six bonnes raisons de sauter le pas et d’adopter la numérisation de vos fiches de paie.
1. La fiche de paie numérique est plus écologique
En optant pour la fiche de paie numérique, vous participez à la préservation de l’environnement. En effet, vous diminuez votre consommation de papier, d’encre et d’énergie liée à l’impression et à l’envoi des fiches de paie. Selon une étude récente, la numérisation des fiches de paie permettrait d’économiser 13 000 tonnes de papier par an en France, soit l’équivalent de 260 000 arbres. De plus, vous évitez les risques de perte ou de dégradation des documents, ce qui évite d’avoir à les réimprimer. Pour faciliter la transition écologique, vous pouvez utiliser un logiciel pour traiter les fiches de paie, qui vous permettra de gérer vos documents en ligne.
2. La fiche de paie numérique est plus pratique
Avec la fiche de paie numérique, vous n’avez plus besoin de ranger vos documents dans des dossiers ou des tiroirs. Vous pouvez consulter vos fiches de paie à tout moment, depuis n’importe quel appareil connecté à internet (ordinateur, smartphone, tablette…). Vous pouvez aussi les télécharger, les imprimer ou les transmettre facilement. Vous gagnez ainsi du temps et de la place. De plus, vous bénéficiez d’un archivage sécurisé et pérenne de vos fiches de paie, qui sont conservées pendant 50 ans sur un coffre-fort électronique agréé par l’État.
3. La fiche de paie numérique est plus économique
En choisissant la fiche de paie numérique, vous faites des économies pour vous et pour votre employeur. En effet, vous n’avez plus à payer les frais d’envoi ni les fournitures nécessaires à la conservation des fiches de paie papier. Selon le ministère du Travail, le coût moyen d’une fiche de paie papier est estimé à 1,20 euro, contre 0,20 euro pour une fiche de paie numérique. Ainsi, la numérisation des fiches de paie permettrait d’économiser 240 millions d’euros par an en France.
4. La fiche de paie numérique est plus transparente
La fiche de paie numérique vous permet d’avoir une meilleure compréhension de votre rémunération et de vos droits sociaux. En effet, elle est conforme au nouveau modèle simplifié et clarifié mis en place par le gouvernement en 2017. Elle comporte moins de lignes et regroupe les cotisations par risque couvert (santé, retraite, chômage…). Elle indique aussi le montant total versé par l’employeur et le salaire net avant impôt sur le revenu. De plus, elle vous donne accès à des informations complémentaires sur le portail en ligne [Mon compte formation], qui vous permet de consulter vos droits à la formation professionnelle.
5. La fiche de paie numérique est plus sécurisée
La fiche de paie numérique vous assure un haut niveau de sécurité et de confidentialité. En effet, elle est signée électroniquement par votre employeur, ce qui garantit son authenticité et son intégrité. Elle est aussi protégée par un mot de passe et un code d’accès personnel, ce qui empêche tout accès non autorisé. Vous êtes le seul à pouvoir consulter vos fiches de paie numériques, sauf si vous donnez votre consentement à un tiers (banque, administration…). En cas de litige, vous disposez d’une preuve juridique de votre rémunération.
