Lettre de relance pour un recouvrement : comment procéder ?

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Les clients qui ne règlent pas leurs factures, sont les véritables bêtes noires, de certaines entreprises. Cela peut créer des problèmes de trésorerie importante et mettre à mal la société entière. Afin d’inciter le débiteur à régler ses impayés, pour devez envoyer, sans tarder, une lettre de relance facture. Pour faire, vous pouvez prendre connaissance du processus et suivre les quelques conseils suivants.

Étape 1 : Contacter votre client de manière informelle

Débuter une procédure de recouvrement en lien avec des impayés, n’est jamais une partie de plaisir. Cela est pourtant parfois indispensable, pour inciter le client à vous régler. Pour entamer votre processus, vous pouvez dans un premier temps, contacter de manière informelle le débiteur, par téléphone ou par email.

En effet, le fait qu’il ne paye pas ne veut pas dire qu’il est de mauvaise volonté. Peut-être rencontre-t-il une situation exceptionnelle ou un problème grave, qui l’empêche de pouvoir vous payer. Dans ce cas et pour ne pas briser le lien commercial, informez simplement de la situation, juste après l’échéance de la facture.

Étape 2 : Rédiger une lettre de relance pour impayés

Si, après un premier contact informel, le débiteur ne vous fournit pas d’explication que vous jugez valable ou pire, qu’il ne vous donne pas signe de vie, vous pouvez passer à la rédaction de votre lettre de relance facture. Ce courrier plus formel, sera la première étape concrète, de votre procédure de recouvrement.

Les informations contenues dans la lettre de relance

Vous ne devez pas respecter un formalisme bien précis, lorsque vous rédigez une lettre de relance pour impayés. Cependant, pour rendre votre courrier clair et efficace, vous devez fournir un certain nombre d’informations sur la créance concernée.

Dans un premier temps, indiquez l’identité du créancier (vous), votre nom, adresse, moyens de contact. Ensuite, donnez un maximum d’informations sur la facture concernée par les impayés. Indiquez le numéro de facture, le montant, l’objet, la date d’échéance… En somme, tout ce qui permettra à votre client, d’identifier la facture concernée. Vous pouvez même, joindre une copie du document à votre courrier.

Enfin, n’oubliez pas de dater et de signer, le document, pour en attester la provenance.

Le style rédactionnel

Lorsque vous rédigez une lettre de relance facture, pour devez conserver un ton professionnel et rester sur une ligne cordiale. L’idée n’est pas de vous en prendre à votre client, mais de l’informer de la situation et de l’inciter à payer. Sachez que tous propos à caractère haineux, insultes ou menaces, peuvent faire l’objet de poursuites. Restez donc courtois dans vos échanges.

Trouver un modèle de courrier

Si vous avez peur de ne pas bien écrire votre lettre de relance, faites confiance à un professionnel du recouvrement comme Rubypayeur. Sur son site Internet, vous trouverez un modèle de lettre clair et simple, pour vous aider dans votre démarche.

L’envoi de la lettre de relance

Vous avez la possibilité d’envoyer votre lettre de relance facture, par simple courrier. Notez cependant que celle-ci peut alors se perdre ou que le débiteur peut très bien dire qu’il ne l’a jamais reçue. Pour éviter cette déconvenue, optez pour un envoi par recommandé avec accusé de réception. Conservez bien les preuves d’envoi et de réception. Cela pourra vous être utile par la suite.

Par ailleurs, n’attendez pas des mois avant d’entamer une procédure de recouvrement. Les factures sont soumises à la prescription (5 ans pour un débiteur professionnel, 2 ans pour un particulier). Il serait dommage de ne jamais obtenir le règlement de vos impayés.

Étape 3 : faire appel à un cabinet de recouvrement

Si, malgré vos efforts pour prendre contact avec votre client et l’envoi d’une lettre de relance, vous n’obtenez toujours pas le paiement de vos impayés, il faudra passer à l’étape suivante. Vous devrez engager des poursuites plus poussées. Pour ce faire, il est vivement conseillé de faire appel à un cabinet de recouvrement. Ce professionnel est spécialisé dans ce type de problématiques et vous conseillera sur toutes les procédures possibles.

De quoi adopter la meilleure stratégie, ne pas perdre de temps et espérer récupérer rapidement votre dû. Le tout, dans le respect de la loi et des réglementations en vigueur.

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