En France, une TPE/PME meurt toutes les 33 minutes en raison d’une mauvaise gestion de trésorerie. Ce chiffre démontre à lui seul combien le recouvrement de facture impayée est une préoccupation pour de nombreuses entreprises. En effet, il impacte directement leur santé financière via le DSO (Daily Sales Outstanding), autrement appelé délai de règlement client. Face à cette problématique, il est primordial de procéder avec méthode pour « booster » l’optimisation du recouvrement de factures impayées. Nous vous dévoilons donc une méthode en plusieurs phases, optimisant chaque étape du processus, tout en respectant des paliers de relance établis. De cette façon, vous pourrez maximiser les chances de recouvrement tout en minimisant les coûts liés à celui-ci. Gardez toujours en tête que votre but doit être de vous faire payer le plus vite possible.
Méthode et optimisation du recouvrement : un processus en 4 phases
Phase amiable électronique : une bouteille à la mer…
La première étape consiste à engager une communication amiable électronique. Cette approche non intrusive consiste à établir un premier contact avec son client. Celui-ci peut avoir oublier de transmettre la facture, ne pas l’avoir reçue (les oublis de pièce jointe…) ou laisser passer une facture dans le flot de mails ou de courriers reçus. La comptabilité envoie donc une première relance à titre de rappel pour la facture impayée au client. On peut doubler cette relance si on le juge nécessaire. Après quelques jours, en cas de persistance de l’impayé, un responsable de l’entreprise peut prendre le relai. Il adresse alors une relance un peu plus vigoureuse. Si nécessaire, on pourra faire appel au service commercial afin qu’il puisse prendre contact avec son client. Néanmoins, cette phase ressemble le plus souvent à une bouteille à la mer…
Phase amiable téléphonique
But : Établir une relation de proximité…
En complément des relances par mail, il est indispensable d’adopter en parallèle une approche téléphonique. Ainsi, à chaque nouveau client, le service comptabilité peut prendre contact avec lui pour connaître ses habitudes en la matière : mode et délai de règlement, autorisation(s) nécessaire(s)… Il s’agit de poser des questions visant à comprendre le processus de règlement afin d’en déceler, déjà, les potentiels points de blocage. Il existe ainsi des structures où le circuit de validation des factures est complexe. En effet, celui-ci peut faire intervenir le service qui a commandé, le service achats, le service financier, la direction… …autant d’étapes qui peuvent constituer des goulots d’étranglements à l’occasion de congés, par exemple. Avec, par exemple, des responsables décisifs qui ne sont pas toujours présents dans les locaux, ce qui peut être problématique quand le client règle par chèque…
…une relation de proximité utile en cas d’impayée
La phase téléphonique vise à comprendre les raisons du retard de paiement et à trouver une solution. En cas de nécessité, là encore, un responsable de l’entreprise ou bien le service commercial peut être d’un appui précieux. Ce dernier notamment est particulièrement rompu s’agissant de négociation, il est donc le meilleur allié quand il s’agit de récupérer un paiement. Avec évidemment un intérêt particulier lorsque son intéressement (commissions ou primes) dépend du recouvrement total des sommes dues…
Mise en demeure via LRAR
Lorsque les phases de rappel précitées ne parviennent pas à résoudre l’impayé, le processus de recouvrement proprement dit entre en jeu. Cette phase consiste à envoyer un courrier conférant date certaine, le plus souvent via une lettre recommandée avec accusé de réception (LRAR). Si aucun formalisme n’est réellement prévu, il reste préférable d’y incorporer la mention « Mise en demeure », mais également :
- Le montant de la dette arrivée à échéance
- Le délai de règlement à respecter
- La possibilité de poursuites judiciaires en cas de non-respect du délai prévu (quinzaine, dizaine, huitaine…)
On pourra utilement incorporer sous forme de tableau les caractéristiques de la dette facture par facture (date de la pièce, montant, date d’échéance). Ce courrier constitue une mise en demeure formelle de paiement.
Phase judiciaire : le dernier recours
Lorsque toutes les démarches précédentes échouent, il ne reste plus que la phase judiciaire. Cette phase consiste à déposer une requête en injonction de payer, formalisant la demande de paiement devant un tribunal. Si la situation persiste, l’entreprise pourra alors mandater un huissier pour procéder à une saisie.
Méthode et optimisation du recouvrement : l’astuce du barème pour minimiser les coûts et maximiser les résultats
Le recouvrement, bien qu’indispensable, est une tâche coûteuse, aussi bien en tant qu’en énergie. Il faut alors éviter que le processus ne coûte plus cher que la dette elle-même, ce qui serait un comble. Pour ce faire, on peut mettre en place un barème de relance structuré. Ce barème définit des paliers de montants impayés et les procédures correspondantes. Par exemple, pour les montants inférieurs à 500 € HT, on acceptera les deux premières phases, à savoir les phases électronique et téléphonique. Pour les montants inférieurs à 1 500 € HT, on pourra y inclure le recouvrement par LRAR. La phase judiciaire, quant à elle, pourra n’être envisagée que pour les montants supérieurs à 2 500 €.
Le recouvrement de facture impayée exige une approche méthodique et stratégique pour maximiser les chances de récupération tout en minimisant les coûts associés. En suivant une méthodologie en plusieurs phases, de la communication amiable à la phase judiciaire en passant par le recouvrement, les entreprises peuvent gérer efficacement les impayés. Le barème de relance, aligné sur les montants impayés, offre une approche pragmatique pour gérer cette situation complexe. En fin de compte, en adoptant ces stratégies optimisées, les entreprises peuvent préserver leur trésorerie et maintenir leur santé financière globale.
