L’évolution constante de la technologie encourage les dirigeants à se tourner davantage vers des solutions numériques dans le cadre de la gestion globale d’une entreprise. En écho à ce courant, on retrouve notamment l’application d’inventaire, une solution qui réinvente la gestion des stocks.
Bien plus qu’un outil utile lors de la clôture de l’année fiscale, l’application d’inventaire est une solution qui facilite la gestion des ressources matérielles. Dans les lignes qui suivent, découvrez les rouages d’une gestion inventaire 4.0.
Application d’inventaire : la base de la gestion du matériel
Les ressources matérielles possédées par une entreprise sont souvent le fruit d’un investissement important en vue d’assurer la fluidité des activités. Le contrôle, le maintien en état et la maintenance de ces biens sont des aspects de gestion importants qui garantissent cette efficacité opérationnelle.
A travers la procédure d’inventaire, une entreprise est donc en mesure de :
- Dresser l’état des lieux de l’ensemble du patrimoine matériel
- Identifier des pertes ou des obsolescences
- Réactualiser les besoins
- Mettre à jour les données physiques et comptables
Mais au-delà des formalités à visée interne, la réalisation d’un inventaire est une obligation légale. Cela fait en effet partie des préparatifs effectués lors de la clôture annuelle nécessaires à l’établissement des comptes annuels qui sont des documents comptables obligatoires.
Les failles de la gestion d’inventaire traditionnelle
Avant l’arrivée de l’application d’inventaire, le comptage de la quantité physique des actifs matériels se faisait manuellement ou par le biais d’aides informatiques telles qu’Excel. Or, l’un comme l’autre manifestent des inconvénients évidents, tant au niveau de la procédure de comptage en elle-même que sur les effets de cette dernière.
L’inventaire manuel exige un grand investissement en matière de temps, alors que les retombées sont incertaines et susceptibles de causer des pertes d’argent dû à une mauvaise appréciation humaine. Et il est tout aussi important que le cut-off en fin d’exercice.
Heureusement, la technologie vient à la rescousse des gestionnaires avec l’essor de l’application d’inventaire, une solution qui modernise et optimise les processus des entreprises.
Réinventer la gestion des stocks avec une application d’inventaire
L’automatisation des opérations de gestion de stock via une application d’inventaire ouvre la voie à une prise de décision plus éclairée.
Cette nouvelle forme de gestion des ressources matérielles bénéficie aux structures (entreprises, administrations, associations) de toutes tailles. Vu la complexité de contrôler d’un grand nombre d’actifs répartis dans différents locaux, une application d’inventaire apporte en effet une aide précieuse aux gestionnaires grâce à ses diverses fonctionnalités.
Application d’inventaire : comment ça fonctionne ?
Une application d’inventaire est un outil qui permet d’automatiser l’enregistrement des entrées de chaque ressource matérielle et d’en faire le suivi tout au long de son cycle de vie.
Ces applications mobiles fonctionnent par l’intégration de système de lecture de code barres ou de QR code qui facilite la gestion en temps réel des actifs tangibles. Ainsi, à partir d’un téléphone mobile ou une tablette, chaque employé peut effectuer l’inventaire et mettre à jour la base de données des stocks à tout moment.
De plus, certains logiciels plus avancés tels que Timly proposent des fonctionnalités plus enrichies qui vous permettront de réaliser un inventaire perpétuel et de gérer efficacement vos stocks. Parmi ces options, il y a notamment :
- Le suivi par GPS des actifs
- Leur planification
- La gestion de leur maintenance
- Le suivi de leurs délais et performances
- Leur géolocalisation
En plus d’avoir le contrôle sur l’intégralité des ressources matérielles, il est également possible de gérer les documents stratégiques relatifs aux équipements et aux employés : licences et contrats informatiques, compétences et certifications…
Quels sont les avantages ?
Une application d’inventaire présente une multitude d’avantages pour une entreprise, en s’adaptant aux besoins de cette dernière.
Parmi les principaux atouts de cet outil figure sa facilité d’utilisation. Toujours à portée de main, l’application d’inventaire offre une interface conviviale avec des commandes intuitives, ce qui signifie qu’elle est accessible à tous, à tout moment. L’agilité et la rapidité que procure cette solution permet de gagner un temps précieux grâce à l’automatisation de l’ensemble des opérations. Par ailleurs, les opérations en interne ne subissent pas d’arrêt et chaque employé peut se concentrer davantage sur des tâches plus productives.
Une application d’inventaire permet également de gérer l’intégralité des ressources (matérielles et humaines) de l’entreprise, potentiellement depuis n’importe quel appareil : smartphone, tablette ou ordinateur.
Illustration : Quand un logiciel de gestion d’inventaire intervient dans les projets d’entreprise
Puisqu’un exemple concret vaut mieux que mille discours, découvrez en quelques lignes le parcours d’une entreprise qui a su réinventer la gestion d’inventaire de son site en faisant appel à Timly, une des meilleurs logiciels de prise d’inventaire permanents du marché.
Schwizer Haustechnik AG est une enseigne spécialisée dans la construction de sanitaires, d’aménagement d’intérieur, de ventilation et de chauffage. Leader dans son domaine, cette entreprise possède 4 sites en Suisse et mobilise environ 60 employés.
Pour gérer efficacement ses ressources matérielles, Schwizer Haustechnik AG s’est lancé dans la numérisation de l’intégralité de ses actifs tangibles par le biais de l’application d’inventaire Timly. De cette manière, l’entreprise a pu bénéficier d’une vue d’ensemble à 360° de son patrimoine en quelques clics seulement. Grâce à ses diverses fonctionnalités, l’outil de gestion du matériel a permis de surveiller l’emplacement des machines et des équipements à travers le système de géolocalisation.
L’un des aspects les plus appréciés de ce logiciel réside également dans le fait qu’il permet la gestion collaborative des ressources. Autrement dit, Timly a permis aux employés de Schwizer Haustechnik AG de participer activement au processus d’inventaire en réalisant eux-même l’enregistrement des matériels qui leurs sont assignés. Cet auto-inventaire est facile à réaliser et idéal pour les employés en télétravail : un simple scan de code barre via un smartphone et le tour est joué. Les données recueillies sont ensuite stockées sur le Cloud tout en restant conformes au règlement général sur la protection des données (RGPD).
Schwizer Haustechnik AG a su expérimenter avec succès les atouts d’une application d’inventaire tout-en-un pour optimiser sa productivité tout en ayant une vue d’ensemble permanente de ses actifs.
Pour aller plus loin, sachez qu’il est également possible de voir ce que vous pouvez gagner en faisant appel à une application d’inventaire à l’aide du calculateur de ROI de Timly.
