La période fiscale qui a débuté avec l’année 2023 s’annonce moins rocambolesque que les années précédentes. La Covid-19 a (presque) disparu aujourd’hui du paysage, aussi cette clôture devrait, en théorie, se rapprocher des clôtures habituelles. Le moment de la clôture des comptes est toujours un moment particulier et intense. Le bilan comptable est ainsi l’aboutissement d’un travail de longue haleine. En ce sens, nous vous partageons ces quelques pistes issues de notre réflexion sur comment clôturer ses comptes rapidement, mais surtout sereinement.
Avant la clôture des comptes
Anticiper et prévoir…
La clôture des comptes est l’aboutissement d’un travail de longue haleine. En ce sens, il convient, au préalable, de planifier en amont. Vous vous assurez ainsi de recevoir ou bien d’envoyer à temps les éléments requis. Établir un rétroplanning (par société clôturée si l’on est en cabinet) de concert avec ses interlocuteurs (au cabinet comptable si l’on travaille en entreprise, et réciproquement) est donc la première chose à faire afin de s’assurer de la disponibilité de chacun. Cela permettra aussi d’aligner les priorités et les objectifs des uns et des autres. En effet, les personnes en face de vous peuvent avoir d’autres impératifs, que vous soyez en cabinet ou en entreprise, même en période fiscale.
S’inspirer de la méthode Agile, une méthode utilisée en développement informatique, peut aider grandement. Prévoyez ainsi autant de points d’étape qu’il est nécessaire. Par exemple, une fois les travaux sur les comptes clients terminés ou bien une fois une période saisie. Hiérarchisez les priorités par ordre importance et validez cet ordre avec votre hiérarchie.
Tenir sa comptabilité à jour et contrôler en amont
Pourquoi attendre la clôture annuelle des comptes pour s’apercevoir d’une erreur ? Avoir une comptabilité tenue au jour le jour en ayant effectué des contrôles de cohérence régulièrement permet de mieux aborder la clôture annuelle. D’autre part, le coût en termes d’effort humain est bien moindre que de concentrer les travaux dans la dernière ligne droite. En outre, la comptabilité, au-delà des aspects légaux et règlementaires, peut générer des informations et par conséquent de la valeur. De paire avec une comptabilité analytique, la comptabilité financière est une source importante d’informations pour l’entité et ses dirigeants. La fraicheur de l’information étant un paramètre de sa qualité, disposer d’une situation la plus récente possible permet d’améliorer significativement la pertinence des décisions prises.
Pendant la clôture comptable
« Do not disturb ! » pendant la clôture des comptes
Il est très facile, particulièrement en entreprise, de se laisser déborder par les urgences du quotidien comme le recouvrement ou encore les collaborateurs qui viennent vous solliciter pour telle ou telle chose. Particulièrement lors de la période fiscale, prévoyez vous donc un ou plusieurs créneaux dans la journée d’indisponibilité. Indiquez ensuite aux uns et aux autres que vous ne serez pas disponible pendant ces périodes. De votre côté, pendant ce créneau, mettez votre téléphone en mode « Ne pas déranger ». N’hésitez pas à fermer la porte de votre bureau. Vous gagnerez en concentration et en efficacité.
De l’importance de la documentation
La documentation consiste à :
- Récapituler les opérations comptables et leur mode opératoire
- Préciser les ajustements comptables opérés, leur motif et la méthode choisie
- Retracer les décisions prises afin de garantir le principe de permanence des méthodes
- Préciser les pièces justificatives et leur emplacement
Tenir une documentation permet de renforcer et préciser le cadre appliqué. En disposer simplifie considérablement les clôtures à venir.
Après la clôture des comptes
L’heure du « bilan du bilan »
Faire le « bilan du bilan » comptable est bénéfique à plus d’un titre. Dans une démarche d’amélioration continue, cela permet d’identifier les réussites et les axes d’amélioration. Débriefer permet aussi de repérer et prévenir les problèmes rencontrés afin d’éviter qu’ils se reproduisent. Le débriefing peut renforcer la communication et la cohésion entre les différentes parties prenantes et améliorer la collaboration pour les prochaines fois.
Améliorer la documentation
La documentation n’a pas été établie lors de la clôture ? C’est le moment ou jamais de le faire le plus vite possible après la période fiscale en tenant compte du debriefing. Il s’agit en effet d’une démarche importante en vue des prochaines clôtures. La documentation facilitera également la revue des comptes et les audits à venir. La documentation des décisions consiste à répertorier les décisions et les choix pris lors de la clôture.
Outre la satisfaction de certaines obligations légales, par exemple vis-à-vis des comptes consolidés, documenter les décisions prises permet d’anticiper la vérification et le contrôle externe. Cela permet aussi de maintenir le principe comptable de permanence des méthodes, ceci même en cas de variation de personnel. La documentation lors de la clôture peut s’envisager de manière bien plus large. Elle peut en effet répondre à des questions telles qu’où trouver telle ou telle information, comment analyser telle opération et quelle est la méthode retenue…
Adapter les procédures internes
Les procédures internes peuvent s’améliorer grâce à la documentation et le débriefing. En effet, la détection des inefficacités et d’identification des erreurs permet d’accroître l’efficacité et la qualité du travail. On peut, en s’appuyant sur l’expérience, adapter les procédures internes pour qu’elles soient plus efficaces et appropriées.
L’entité évolue au fil du temps. Les besoins comptables ne sont en effet pas les mêmes, ne serait-ce qu’entre une TPE (Très Petite Entreprise) et une PME (Petite ou Moyenne Entreprise). L’adaptation des procédures comptables est alors obligatoire pour correspondre à la situation de l’entité. En outre, les règlementations et normes en vigueur peuvent évoluer d’une clôture à l’autre. La mise à jour des procédures internes est alors indispensable pour garantir la conformité de la production comptable avec les normes en vigueur. Enfin, passer au crible les procédures internes permet d’en améliorer l’efficacité, la qualité et la conformité.
