L’inventaire des immobilisations est une obligation légale avant d’être un pilier de la gestion des actifs. Il s’agit néanmoins d’un vaste chantier pavé de règles précises et de méthodologies particulières dont le non-respect aboutit généralement à une perte de temps monumentale en fin d’exercice (tout comme les cut-off en passant, cf. principe d’indépendance des exercices).
Recenser l’ensemble des immobilisations d’une entreprise dont les actifs sont éparpillés sur plusieurs sites n’est déjà pas une tâche facile. Tenir un fichier actualisé sur le long terme sans une stratégie efficiente est donc une approche vouée à l’échec.
Et s’il existait un moyen simple à utiliser, facile à mettre en place dans votre entreprise et qui n’implique aucune intervention externe pour fluidifier votre gestion d’inventaire et avoir une vision claire de vos actifs ? Dans les lignes à suivre, découvrez la réelle valeur ajoutée qu’apporte un logiciel spécialisé.
Comment optimiser l’inventaire des immobilisations de votre entreprise ?
La préparation de l’inventaire physique
L’optimisation de l’inventaire des immobilisations passe par une phase préparatoire rondement menée pour un rendement optimisé. Il s’agit avant tout de définir les rôles et missions des membres de votre équipe, de fixer le cadre temporel et géographique de l’inventaire physique et de déterminer les éléments à répertorier dans le fichier des immobilisations légales.
Vous avez décroché à « fixer le cadre temporel et géographique » ? Retenez simplement que vous devez former un groupe-projet pour réaliser et mettre à jour l’inventaire physique des immobilisations. Assurez-vous de bien répartir les rôles : recensement, catégorisation des bien mis à jour, suivi de chaque actif… Tenez compte des qualités et compétences de vos collègues pour la répartition des tâches.
Vient ensuite le choix de la méthode à utiliser pour faire l’inventaire des immobilisations. Le mode opératoire choisi dépend de la catégorie d’actif, de la zone géographique à couvrir et des délais impartis pour le suivi. Définissez enfin un planning précis qui servira de gouvernail à votre précieux navire.
Faire un inventaire avec la bonne méthode
La réalisation de l’inventaire des immobilisations consiste simplement à recenser physiquement les actifs immobilisés dans vos locaux au moment de l’inventaire. « Simplement » n’est peut-être pas le bon terme, car il s’agit d’une phase chronophage pour les structures disposant d’un grand volume d’actifs.
La première technique d’inventaire des immobilisations est l’inventaire par pointage. L’inventoriste détecte et pointe les éléments physiquement présents sur la base d’une liste issue du fichier actualisé des immobilisations. Seul bémol : vous n’êtes pas sûr de réaliser un inventaire exhaustif avec cette méthode en raison de son caractère instantané.
L’inventaire en aveugle consiste quant à lui à apposer une étiquette de numérotation sur chaque actif. Il peut s’agir de balises RFID ou de code-barres. Cette forme de gestion d’inventaire est généralement soutenue par l’Internet des objets (IoT) afin de favoriser un meilleur suivi des différents items et de garantir l’exhaustivité de l’opération.
En plus de l’étiquetage, vous devez constituer une base de données fiable et indépendante des bases comptables de votre entreprise. C’est là qu’intervient le logiciel de gestion des immobilisations et ses nombreuses fonctionnalités. N’est-il pas mieux de gérer ce flux constant d’information à travers un système centralisé et facilement actualisable ?
Le rapprochement comptable est la dernière étape pour mener à bien votre inventaire. L’objectif de cette phase ? Intégrer les résultats de l’inventaire dans les différents fichiers des immobilisations de votre structure pour assurer la sincérité des actifs inscrits au bilan. Il est recommandé de faire le rapprochement au fur et à mesure que vous actualisez l’inventaire physique.
Gestion d’inventaire : un logiciel spécialisé pour tout simplifier ?
Une diversité de fonctionnalités pour l’inventaire permanent
L’inventaire des immobilisations est loin d’être un processus figé. Le flux d’équipements varie en permanence : consommables de bureau, mobilier, véhicules de transport, machines industrielles… Il est alors indispensable de mettre en place un inventaire intelligent en se servant des fonctionnalités d’un logiciel spécialisé.
La gestion de l’inventaire des immobilisations avec une solution comme Timly se traduit par la création d’un fichier numérique pour chaque actif. Il va sans dire qu’avec le stockage sécurisé sur le cloud (conforme au RGPD), toutes vos immobilisations sont prises en compte dans le processus.
Chaque dossier est personnalisable avec les données d’utilisation, les dates de maintenance, la possibilité d’assigner le matériel de façon nominative et l’actualisation de son état de fonctionnement. Les tracker IoTs connectés à vos objets permettent eux de capter des données en temps réel (géolocalisation, taux d’émission de CO2 etc.). Le gestionnaire sait alors où se trouve chaque appareil, s’il est défaillant et qui s’en sert.
Il s’ensuit une diminution importante des temps d’arrêt et un gain de temps dans la gestion du matériel dans une entreprise. Avec ce système de gestion d’inventaire, vous avez également accès à des rapports complets pour déterminer les équipements les plus performants, le matériel toujours en stock et les actifs vieillissants. Adieu aux achats inutiles et aux baisses de production liées au dysfonctionnement de votre matériel professionnel.
Le scan de code-barres : un système très efficace
Le logiciel d’inventaire des immobilisations n’est pas simplement utile pour centraliser l’ensemble du processus de gestion. Il est également très facile à utiliser.
Faire un inventaire avec un tel outil relève plus d’une partie de plaisir que des douze travaux d’Hercule. Pour cause, un système basé sur le scan de code-barres ou de QR codes. Les solutions modernes comme Timly permettent d’ailleurs de réaliser l’inventaire à partir d’un smartphone ou d’une tablette.
Utilisable depuis une application mobile pratique, ce logiciel permet à tous les membres de votre équipe d’accéder à la base de données Timly de l’entreprise. Les dirigeants peuvent ainsi assigner le matériel de leur choix à l’employé le plus qualifié en quelques clics. Un système d’authentification et d’autorisation permet en outre de limiter l’accès aux données sensibles de votre organisation.
Les travailleurs quant à eux peuvent actualiser les données des équipements que vous leurs confiez en y ajoutant des photos. Le grand nombre de chantiers gérés en même temps, les nombreuses filiales à l’étranger ou le télétravail ne sont plus une excuse valable pour reporter l’inventaire des immobilisations.
Timly propose aussi un système de notifications intelligentes. Il est valable pour planifier et suivre l’entretien et la maintenance du parc machines, surtout pour les entreprises qui disposent d’un grand nombre d’actifs. Ce module est également très efficace pour prévenir les accidents ou les sanctions en cas de contrôle ou d’audit. En effet, vous êtes informés de la fin imminente d’une licence ou de l’inadéquation entre les qualifications d’un collaborateur et l’utilisation d’une machine. Réorganisez efficacement la formation continue de votre équipe !
Conclusion : quel est l’intérêt d’un logiciel d’inventaire des immobilisations ?
L’inventaire des immobilisations, c’est une bonne dose de préparation, une pincée de recensement et un zeste de traitement des données. Que faire si vous n’avez ni l’effectif, ni le temps nécessaire pour réaliser les innombrables tâches qu’il implique ?
L’ingrédient magique n’est pas bien loin : le logiciel d’inventaire. Avec une solution SaaS comme Timly, vous avez une vue d’ensemble des immobilisations de votre entreprise. Vous gérez la maintenance, l’entretien, l’assignation et les différents aspects de la gestion à partir d’une interface centralisée et facile d’accès.
Si l’investissement initial semble élevé, il est vite rentabilisé avec le gain de temps, la réduction de 75 % des pannes et pertes d’objet et l’implication de vos collaborateurs. Finalement, ce sont 300 % de ROI qui vous tendent les bras.
