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PublirédactionnelChèques-cadeaux : quelles sont les règles à respecter ?

Chèques-cadeaux : quelles sont les règles à respecter ?

Les chèques-cadeaux permettent aujourd’hui aux employeurs de récompenser et motiver leurs salariés. La législation sociale encadre néanmoins leur utilisation par des règles spécifiques. Ces règles spécifiques concernent d’une part l’attribution des chèques-cadeaux en entreprise, mais aussi leur traitement comptable et fiscal.

Cadre légal et conditions d’attribution

Les chèques-cadeaux disposent d’un cadre légal pour encadrer leur octroi par l’employeur ou le CSE (Comité Social et Économique).

Définition et statut juridique des chèques-cadeaux

Les chèques-cadeaux sont des bons d’achat permettant à leur bénéficiaire d’acquérir des biens ou services dans un réseau de magasins partenaires.

Juridiquement, il s’agit d’avantages en nature. Néanmoins, des règles spécifiques en termes de fiscalité et de cotisations sociales leur sont applicables. En effet, il est possible de bénéficier d’exonérations totales de cotisations et de contributions sociales sous certaines conditions.

Important : il est à noter que l’exonération est binaire. En effet, soit elle est totalement accordée, soit elle ne l’est pas du tout. L’URSSAF précise sur son site :

Le seuil n’est pas une franchise de cotisations. S’il est dépassé, c’est l’intégralité du montant qui est soumis à cotisations et contribution sociales (et non la partie qui dépasse).

URSSAF

Limites et plafonds à respecter

Pour bénéficier des exonérations, les chèques-cadeaux doivent respecter un plafond fixé à 5% du plafond mensuel de la Sécurité sociale (PMSS), soit 193 € en 2024.

Ceci étant, s’il s’agit d’un évènement particulier concernant le salarié, il est possible d’aller au-delà de ce seuil aux 3 conditions cumulatives suivantes :

  • L’attribution se fait à l’occasion d’un évènement concernant le salarié dont la liste ci-dessous est limitative :
    • Naissance (ou adoption)
    • Mariage (ou PACS)
    • Départ à la retraite
    • Fête des mères ou des pères
    • Sainte-Catherine (25 novembre)
    • Saint-Nicolas (6 décembre)
    • Noël pour les salariés et les enfants jusqu’à 16 ans révolus dans l’année civile
    • Rentrée scolaire des enfants âgés de moins de 26 ans dans l’année d’attribution du chèque cadeau sous réserve de la justification du suivi de scolarité
  • Le bon d’achat mentionne :
    • La nature du bien ou service qu’il permet d’acquérir
    • Un ou plusieurs rayons de grand magasin :
      • Pour la rentrée scolaire, par exemple : papeterie, livres, informatique…
      • Pour les autres évènements : l’URSSAF admet la mention « tout rayon sauf alimentation ou carburant »
  • Le montant est inférieur aux plafonds en vigueur :
    • Rentrée scolaire :
      • 5% du PMSS par enfant
    • Noël :
      • 5% du PMSS par enfant
      • 5% du PMSS pour le salarié
    • Autres évènements :
      • 5% du PMSS

Exemple

L’entreprise TechInnov a offert des chèques-cadeaux à ses employés selon le dispositif suivant :

 

Evènement

Montant accordé

Employé A

Sans enfant

Fête de l’employé

Noël

150 €

300 €

Employé B

1 enfant

Fête de l’employé

Fête de l’enfant de l’employé

Rentrée scolaire

Noël

150 €

150 €

125 €

300 €

 

Le traitement par l’URSSAF sera donc le suivant :

Employé A :

  • Fête de l’employé : le montant total accordé au salarié ne dépasse pas 193 € (5% du PMSS), donc l’opération est exonérée à 100%. Le fait qu’il ne s’agisse pas ici d’un évènement particulier n’a pas d’incidence dans la mesure où il est dans ce cas soumis au plafond annuel.
  • Noël : il s’agit d’un évènement particulier, mais le montant perçu est supérieur à 193 €. Il ne sera donc pas possible de bénéficier de l’exonération. Les cotisations et contributions sociales seront donc dues dès le 1er euro, soit sur la base de 300 €

Employé B :

  • Fêtes de l’employé et de l’enfant : Le montant total accordé dépasse 193 €. Ce montant est donc supérieur au plafond des évènements non listés. Il ne sera donc pas possible de bénéficier de l’exonération. Les cotisations et contributions sociales seront donc dues dès le 1er euro, soit sur la base de 300 €
  • Rentrée scolaire : il s’agit d’un évènement particulier et le montant perçu est inférieur au plafond, l’opération peut donc bénéficier de l’exonération totale.
  • Noël : il s’agit d’un évènement particulier. Le montant de 300 € est inférieur à 286 € (5% du PMSS pour le salarié + 5% du PMSS pour l’enfant). L’opération peut donc bénéficier de l’exonération totale.

Traitement fiscal et social des chèques-cadeaux

Au-delà des cotisations et contributions sociales applicables, les chèques-cadeaux sont soumis à un certain formalisme et à des règles spécifiques.

Régime fiscal pour l’entreprise

Du point de vue fiscal, les chèques-cadeaux peuvent correspondre à des charges déductibles pour l’entreprise. La déductibilité de ces charges n’est pas subordonnée à l’exonération de contributions et de cotisations sociales. Il convient en revanche de respecter les critères de déductibilité des charges de droit commun :

  • Intérêt direct : Doivent être engagées dans l’intérêt de l’entreprise.
  • Justificatifs : Doivent être appuyées par des documents (factures, quittances).
  • Exercice comptable : Doivent être comptabilisées dans l’exercice où elles sont engagées.
  • Diminution de l’actif net : Ne doivent pas être la contrepartie d’une immobilisation.
  • Montant raisonnable : Ne doivent pas être excessives ou somptuaires.
  • Non exclusion légale : Ne doivent pas être expressément exclues par la loi.
  • Lien avec l’activité : Doivent contribuer à l’objet social de l’entreprise.

Régime social et exonérations de cotisations

Sous certaines conditions, les chèques-cadeaux peuvent être exonérés de cotisations sociales. Pour bénéficier de cette exonération :

  • Le montant global par salarié et par an ne doit pas dépasser 5% du plafond mensuel de la Sécurité sociale
  • L’attribution doit être liée à un événement spécifique
  • Le montant par événement ne doit pas excéder 5% du plafond mensuel de la Sécurité sociale

Il est crucial de respecter ces conditions pour éviter tout redressement URSSAF.

Déclarations obligatoires et formalités administratives

L’entreprise doit effectuer certaines démarches administratives liées aux chèques-cadeaux :

  • S’ils sont soumis à cotisations et contributions sociales :
    • Déclarer les montants attribués dans la Déclaration Sociale Nominative (DSN) en
    • Mentionner les chèques-cadeaux sur les bulletins de paie des salariés bénéficiaires
  • Dans tous les cas :
    • Mentionner le montant total dans le relevé de frais généraux le cas échéant en cas de franchissement du seuil de 3 000 € de cadeaux distribués par l’entreprise sur l’année
    • Conserver les justificatifs d’achat et d’attribution pendant au moins 3 ans

Bonnes pratiques et optimisation de l’usage des chèques-cadeaux

Les entreprises peuvent profiter de l’opportunité que représentent les chèques-cadeaux pour optimiser leur situation.

Élaboration d’une politique d’attribution claire

Pour une gestion efficace des chèques-cadeaux, il est indispensable de :

  • Définir une politique d’attribution claire et équitable
  • Communiquer cette politique à l’ensemble des salariés
  • Établir des critères objectifs pour l’attribution des chèques-cadeaux
  • Prévoir un système de suivi pour s’assurer du respect des plafonds

Une politique bien définie permet d’éviter les contestations et de garantir une utilisation optimale des chèques-cadeaux.

Choix des prestataires et négociation des conditions

Le choix du prestataire de chèques-cadeaux est crucial. Il est conseillé de :

  • Comparer les offres de plusieurs prestataires
  • Négocier les frais de gestion et les conditions d’utilisation
  • Vérifier l’étendue du réseau de magasins partenaires
  • S’assurer de la flexibilité des chèques-cadeaux (durée de validité, montants)

Une bonne négociation peut permettre de réaliser des économies substantielles et d’offrir plus de choix aux bénéficiaires.

Suivi et évaluation de l’impact des chèques-cadeaux

Pour optimiser l’usage des chèques-cadeaux, il est important de :

  • Mettre en place un système de suivi des attributions
  • Évaluer régulièrement la satisfaction des bénéficiaires
  • Analyser l’impact sur la motivation et l’engagement des salariés
  • Ajuster la politique d’attribution en fonction des retours et des résultats

Un suivi régulier permet d’améliorer continuellement la gestion des chèques-cadeaux. De façon à en maximiser les bénéfices pour l’entreprise, mais aussi les salariés.

En conclusion, la gestion des chèques-cadeaux nécessite une attention particulière aux aspects légaux, fiscaux et pratiques. Voici un récapitulatif des points clés à retenir :

  • Respecter les événements justifiant l’attribution des chèques-cadeaux
  • Veiller au respect des plafonds pour bénéficier des exonérations
  • Tenir une comptabilité rigoureuse des attributions
  • Effectuer les déclarations obligatoires
  • Élaborer une politique d’attribution claire et équitable
  • Choisir judicieusement les prestataires et négocier les conditions
  • Mettre en place un système de suivi et d’évaluation

En suivant ces recommandations, les entreprises peuvent optimiser l’utilisation des chèques-cadeaux tout en restant en conformité avec la réglementation en vigueur.

SourceURSSAF