Dans le milieu feutré des cabinets ou des services comptables, le sujet brûlant d’actualité qu’est l’intelligence artificielle (IA) ne date pas d’hier. En effet, l’automatisation est un sujet qui n’est plus seulement pertinent, mais incontournable. Comprenez : il ne s’agit plus de savoir si on doit ou si on peut automatiser, mais plutôt de savoir comment le faire. La comptabilité a toujours été un terreau fertile pour la technologie. Après tout, qu’est-ce qu’un ordinateur sinon une « super-calculette » ? Au-delà de la « simple » automatisation de la saisie comptable, d’autres tâches chronophages à faible valeur ajoutée peuvent bénéficier de l’automatisation. Mais comment cela peut-il aider les professionnels de la comptabilité, qu’ils soient en cabinet ou en entreprise, au sein du service comptable ? Nous vous présentons ici un cas concret : celui de la relation client.
L’automatisation du processus comptable de facturation
Le B-A, BA de l’automatisation des processus comptables
L’émission de factures ou de relevés clients est l’une des tâches les plus courantes pour tout comptable. Cependant, cette tâche peut être très chronophage et son volume horaire tend à s’accroître avec le temps (bonne nouvelle si c’est le cas : votre entreprise est en croissance !). L’automatisation de cette tâche peut être une solution efficace pour les cabinets ou les services comptables.
Bien sûr, les clients préfèrent toujours avoir affaire à une personne plutôt qu’à un robot. Néanmoins, dans le cas de l’envoi de factures de ventes, il est peu probable que les clients accordent une grande importance à ce détail. À moins que vous ne souhaitiez vraiment que la facturation soit l’occasion de renforcer la relation avec le client, par exemple en demandant ses habitudes en matière de règlement. Mais même dans ce cas, il est possible d’automatiser l’envoi de la facture tout en rédigeant un message personnalisé. De plus, les solutions d’envoi automatique de factures offrent souvent la possibilité de suivre le mail et de savoir s’il a été ouvert, si le destinataire a téléchargé la facture…
En somme, l’automatisation des processus de facturation permet aux cabinets et aux services comptables de gagner du temps et de mieux gérer leurs ressources, tout en offrant un service client de qualité.
Quelles solutions pour automatiser sa facturation ?
Les cabinets et services comptables peuvent automatiser leur processus de facturation. Pour cela, ils peuvent utiliser leur propre solution de facturation qui propose généralement ce genre de fonctionnalité. Ils peuvent aussi se tourner vers des outils tels que Zapier, Make ou n8n. Ces dernières solutions permettent de créer des workflows (comprenez des scenarii de processus).
Dans tous les cas, l’automatisation présente plusieurs avantages. Elle permet aux cabinets et aux services comptables d’émettre et d’envoyer les documents comptables plus rapidement et plus efficacement en générant des factures avec des modèles de factures personnalisés. Elle réduit aussi les erreurs, par exemple l’absence de certaines mentions obligatoires de facturation, l’envoi de la facture au mauvais client ou bien un doublon de facturation. De plus, les solutions de facturation automatisées offrent souvent des fonctionnalités de suivi. Par exemple, elles peuvent permettre de savoir si le client a ouvert la facture ou a effectué le paiement (dépendamment du mode de paiement). En automatisant les processus de facturation, les cabinets et les services comptables peuvent améliorer leur efficacité et leur service client. De plus, ils réduisent par la même occasion les risques d’erreur et de perte de temps.
L’automatisation de la communication avec les clients
L’automatisation des processus de facturation et de communication avec les clients offre de nombreux avantages pour les cabinets et les services comptables. Elle permet d’optimiser la gestion du temps et la gestion des ressources humaines. Elle permet aussi d’éviter les erreurs et de renforcer les relations avec les clients. En utilisant des solutions telles que Zapier, Make ou n8n, les cabinets et les services comptables peuvent facilement automatiser certaines tâches et gagner en efficacité.
La relation client, parfois chronophage
La relation avec les clients ou les fournisseurs est primordiale pour les services et cabinets comptables. Il est essentiel de maintenir une relation de qualité afin d’anticiper et de résoudre les problèmes. Les clients attendent en effet des réponses à leurs questions et besoins. Cependant, cette tâche peut être très chronophage, surtout lorsqu’il y a un grand nombre de clients.
L’automatisation de la relation client, une solution efficace
L’automatisation de la communication avec les clients est une solution efficace pour les cabinets et les services comptables. Grâce à l’utilisation de logiciels de communication gérés par les outils d’automatisation Zapier, Make ou n8n, les services et les cabinets comptables peuvent envoyer des messages préenregistrés à leurs clients ou leurs fournisseurs. Par exemple, pour leur souhaiter les vœux lors du passage à la nouvelle année. Mais ce peut être un moyen aussi de les informer :
- de l’état de leurs comptes
- de l’émission des règlements
- de l’échéance de leurs factures
- des changements réglementaires
Cela permet aux cabinets et aux services comptables de gérer la communication avec les clients ou les fournisseurs plus rapidement et plus efficacement. La relation client ou la relation fournisseur en ressort alors renforcée. En outre, l’automatisation de la communication permet aux cabinets de libérer du temps. Lequel temps libre permet aux équipes de se concentrer sur d’autres tâches, plus importantes et à plus forte valeur ajoutée.
L’équilibre entre l’automatisation et l’expertise humaine
Les avantages et limites de l’automatisation en cabinet comptable
L’automatisation est un enjeu majeur pour les cabinets et les services comptables. Toutefois, l’automatisation ne doit pas s’envisager comme une solution miracle à tous les problèmes. Elle présente des avantages indéniables, mais également des limites qu’il est important de prendre en compte.
D’un côté, l’automatisation des tâches répétitives permet aux comptables de gagner un temps précieux. La facturation, comme nous l’avons vu, peut s’automatiser, évitant ainsi les erreurs humaines et permettant un envoi plus rapide des factures. De même, des outils d’automatisations peuvent simplifier la gestion des paiements. Ils peuvent ainsi vérifier les paiements reçus et envoyer des relances automatiques en cas de retard.
Néanmoins, l’automatisation ne peut remplacer l’expertise humaine et la relation personnalisée avec les clients, même (surtout ?) dans le domaine comptable. Les clients ont besoin de sentir qu’ils ont affaire à une personne compétente et disponible pour répondre à leurs questions. En ce sens, il convient de manier avec précaution l’automatisation de la communication avec les clients. Les messages préenregistrés peuvent évidemment être utiles pour certaines communications. Toutefois, dès qu’il s’agit de questions plus complexes, il vaut mieux rebasculer vers l’humain.
Trouver le juste équilibre entre automatisation et expertise humaine en cabinet comptable
Il est crucial pour les cabinets comptables de trouver le juste équilibre entre l’automatisation et l’expertise humaine. Pour cela, il est important de distinguer les tâches pouvant s’automatiser de celles qui nécessitent l’intervention humaine. Les solutions d’automatisation comme la facturation en ligne, la gestion de comptes automatisée ou encore la communication client automatisée peuvent être très utiles pour gagner du temps et améliorer la productivité des cabinets. Cependant, il est également crucial de prendre en compte les spécificités des clients, certains préférant une communication plus personnalisée que d’autres.
En somme, l’automatisation est un outil puissant pour les cabinets comptables, mais elle ne peut pas être considérée comme une solution à tous les problèmes. L’expertise humaine et la relation personnalisée avec les clients restent des éléments clés de la réussite d’un cabinet comptable. Il est donc important de préserver ces relations humaines tout en optimisant les tâches administratives. Le juste équilibre entre automatisation et expertise humaine dépendra des besoins spécifiques de chaque cabinet et de chaque client. La personnalisation reste le mot-clé de la réussite dans le domaine de la comptabilité.