Les entreprises doivent aujourd’hui gérer de plus en plus de projets différents simultanément, d’où le concept de portefeuille de projets. Un portefeuille de projets permet en effet de regrouper l’ensemble des projets de l’entreprise et de les gérer de manière cohérente afin de maximiser leur impact sur les objectifs stratégiques. Un tel portefeuille peut être complexe, aussi les solutions de gestion de projets font partie des 4 outils indispensables pour travailler à distance efficacement. Pour répondre à cette complexité, les entreprises peuvent utiliser des logiciels de gestion de portefeuille de projets. Quelles sont les différentes fonctionnalités clés des logiciels de gestion de portefeuille de projets ? Quelles sont les avantages qu’ils offrent et comment choisir le bon logiciel pour son entreprise ?
Les fonctionnalités des logiciels de gestion de portefeuille de projets
Les logiciels de gestion de portefeuille de projets offrent une gamme de fonctionnalités clés pour aider les entreprises à gérer leurs projets efficacement. Voici les principales fonctionnalités proposées :
La base de tous les logiciels de gestion de portefeuille de projets : gérer les projets
Un logiciel de gestion de portefeuille de projets permet de suivre la progression des projets en cours. Les utilisateurs peuvent ainsi mettre à jour les tâches à réaliser. Les responsables peuvent de leur côté évaluer le temps restant pour la finalisation et affecter facilement les membres de l’équipe à chaque projet.
Planifier les ressources
Les utilisateurs peuvent suivre les ressources nécessaires à la réalisation d’un projet. Par exemple, les employés (gestion des ressources humaines), le matériel, les fournitures, mais aussi le budget. De cette façon, l’organisation gère au mieux ses ressources disponibles.
Gérer les budgets
Un logiciel de gestion de portefeuille de projets permet de gérer efficacement les budgets alloués aux différents projets. En effet, il offre la possibilité de suivre les dépenses et de générer des rapports. De cette façon, les décideurs obtiennent une meilleure visibilité sur les coûts engagés et les budgets restants.
Gérer les risques
Les utilisateurs peuvent mieux identifier les risques potentiels. Mesurer le risque et mettre en place des stratégies pour le minimiser devient plus facile.
Fluidifier la communication et la collaboration
Les solutions de gestion de portefeuille de projets offrent aussi des fonctionnalités de collaboration et de communication. De cette manière, ils permettent de faciliter le travail d’équipe et d’améliorer la communication entre les différents membres de l’équipe.
Coupler logiciels de gestion de portefeuille de projets et solutions d’automatisation
Une plateforme de gestion de portefeuille de projets couplée à une solution d’automatisation permet d’aller encore plus loin. Par exemple, envoyer un message sur Slack dès qu’une tâche est accomplie.
Les avantages des logiciels de gestion de portefeuille de projets
Centraliser les informations
En utilisant un logiciel de gestion de portefeuille de projets, toutes les informations relatives aux projets se retrouvent dans un seul endroit, ce qui facilite leur accès et leur suivi.
Obtenir facilement la visibilité sur l’ensemble du portefeuille de projets
Un logiciel de gestion de portefeuille de projets permet de voir facilement l’état d’avancement de tous les projets en cours, ainsi que leur impact sur le portefeuille de projets dans son ensemble.
Optimiser les ressources
En suivant de près les ressources utilisées pour chaque projet, un logiciel de gestion de portefeuille de projets permet d’optimiser leur utilisation pour une meilleure rentabilité.
Améliorer la productivité
La gestion efficace des projets permet d’améliorer la productivité des employés et de l’équipe dans son ensemble.
Éclairer la prise de décision
Une solution de gestion de portefeuille de projets fournit des données précieuses pour une prise de décision éclairée, en offrant une visibilité complète sur les projets en cours.
